Em quanto tempo um consultor percebe que há problemas de comunicação em um projeto?
Copiando a ideia de uma apresentação assistida anteriormente e recorrendo ao ChatGPT, ele apontou que em média se gasta 80 horas para chegar nessa conclusão. Para quem gerencia projetos e recursos, talvez, na leitura da frase anterior, tenha substituído a palavra horas por segundos.
Já que a comunicação é alma do negócio, o gerente de projetos tem como a mais importante premissa realizar o engajamento dos recursos com a compreensão do projeto para execução das tarefas dentro do prazo. Portanto, vamos contar uma historinha que ilustra a eficiência organizacional, trazendo bons frutos para o projeto, além de proporcionar ao cliente (externo ou interno) o sentimento da prática do ownership.
Sem precisar ir muito afundo em gerenciamento de projetos, o framework Scrum apresenta duas “caixinhas” muito importantes e que será a nossa base:
- Daily Scrum: Reuniões periódicas com os membros da equipe
- Product/Sprint Backlog: Tarefas que precisamos executar
No exemplo que estamos discutindo, o projeto envolve equipes de testes de campo, certificação, Dog Fooders, IA, Product Tests, Modem and Network. São muitas equipes, e todas elas colaboram em uma variedade de atividades, algumas sequenciais e outras em simultâneo.
É neste ponto que o “Daily Scrum” precisa tomar forma. Para este caso em particular, dado a característica do projeto e das tarefas, o Daily virou Weekly, convocando todos os stakeholders para a reunião que conta com acesso remoto ou local.
Só essa reunião atenderia o objetivo do nosso negócio?
Se só participar de reuniões garantisse a boa execução dos projetos, viveríamos em reunião. Porém, sabemos que reuniões improdutivas e sem foco apenas contribuem para a perda de tempo e dispersão do que realmente é importante.
Desta forma, lançamos mão do Quadro Kanban que, no nosso caso é integrado à ferramenta Jira:
Todas as atividades são criadas como tarefas no Jira e, em seguida, importadas para o quadro Kanban, exatamente como mostrado na imagem anterior.
A vantagem da criação de tarefas no projeto do Jira é a possibilidade de vincular o responsável a cada tarefa, fazer comentários e o follow-up de forma que se tenha todo o histórico em um só lugar e disponível para consultas a qualquer momento, anexar documentos/imagens, gerenciar as datas de entrega e o status das tarefas.
Já com o Quadro Kanban, nós ganhamos visibilidade e no lúdico. Esquecemos o ppt e a planilha do excel. Ter a organização do que está em andamento, em atraso e do que está por vir, tudo isso em um só quadro, dá um choque de realidade do projeto e direciona as ações facilmente para os responsáveis.
Ainda, para se ter um maior aproveitamento da reunião, é essencial ter o envio prévio do convite, a listagem dos tópicos para garantir o foco dos itens a serem discutidos e uma ata de reunião. E a cereja do bolo? Aí contamos com a ferramenta de análise de dados, como o Power BI ou o Google Analytics.
O objetivo dessas ferramentas, utilizadas para relatórios gerenciais, é o foco em informações proficientes, convertendo textos extensos em gráficos e tabelas com leitura acessível e prática, concisos e visualmente atraentes.
Fazendo uso das ferramentas acima, um compilado de boas práticas de gerenciamento, é possível:
1 – Obter um resultado efetivo na comunicação entre os times, solucionando questões no ato da reunião e evitando trocas de e-mails intermináveis.
2 – Aumentar o engajamento dos recursos, realçando a importância de direcionar o foco para a entrega. Frequentemente, é necessário ir além das funções convencionais para alcançar esse objetivo. É importante notar que esse tipo de atitude contribui para que o recurso se destaque tanto na instituição quanto no projeto.
3 – Padronizar a atuação entre os projetos de um mesmo cliente para ter consistência nas entregas.
4 – Em casos em que exista um líder dos projetos e o PM (Project Manager) responda a este, a aplicação desta metodologia proporcionará que este líder seja acionado em caso de alguma necessidade de escalonamento e não para questões secundárias em que o PM é capaz de resolver.
5 – Fornecer visibilidade de qualidade gerencial por meio de relatórios e detalhes de tarefas no quadro Kanban.
Ao adotar este processo, poderemos otimizar o tempo, aprimorar a comunicação e reforçar a prática de ownership do Gerente de Projeto com o cliente seja interno ou externo.
